Všetko je na webe! :)

Predtým ako vôbec začneš čítať techniky time managementu, ktoré som na seba postupne aplikoval a vylaďoval, uvedom si jednu vec. Nestačí si to prečítať, nestačí tomu rozumieť a vedieť to kde tu aplikovať. Musíš si hneď na začiatku uvedomiť, že nesmieš povoliť pri prvej príležitosti a presúvať si stále úlohy na iné dni podľa toho, ako sa ti (ne)chce makať. :)

To Do list? (Zoznam úloh)

Zabudni na To Do list ako nástroj pre time manažment! :) Úplne vážne, najväčšiu chybu som spravil, keď som fungoval na zoznamoch úloh. Úlohy sa zbierali rýchlejšie, ako som ich stíhal vybavovať a bolo to celé frustrujúce. Celý problém zoznamov úloh je, že nemajú konkrétne plánovanie a bez neho celý časový manažment zlyháva. To Do list používam už iba na nákupy alebo ako poznámkový blok na nezaradené úlohy s veľmi nízkou prioritou.

Podstata úspešného časového manažmentu

Ako som už naznačil, základ je konkrétne a pravidelné plánovanie úloh a ich realizácia a na to ti bude stačiť napr. google calendar, alebo ak si zo starej školy, nejaká papierová verzia kalendára, kde máš aspoň čo deň to strana. Vždy keď si povieš, že by si mal niečo vybaviť v budúcnosti, nenapíš si to do To Do listu, ani si to nenechaj v hlave, že však si to zapamätáš, ale použi pár sekúnd naviac a nájdi si v kalendári konkrétny deň a hodinu, kedy to vybavíš. Potom ostáva už len pravidelne kontrolovať kalendár.

Rozdeľuj alebo deleguj úlohy

V prípade potreby si rozdeľ úlohu na menšie časti a odhadni každému čas potrebný na vybavenie. Dávaj pozor na to, aby ti nepresiahli časový blok, ktorý sa dokážeš súvisle sústrediť, alebo čas, ktorý máš k dispozícii. Ak potrebný čas presiahne napr. hodinu, rozdeľ úlohu ešte na menšie časti. Takéto čiastkové úlohy si zapíš do kalendára - dni s konkrétnymi časmi od-do.
Hlavne pri programovaní postupujem štýlom, že si delím problém na menšie časti. Po hodine si jednoducho treba dať pauzu aj kvôli zdraviu a na druhej strane hodina práce ťa neodradí od "začatia", narozdiel od vedomia viachodinovej úlohy. Môžeš to využiť aj pri plánovaní školského projektu, alebo nejakej spoločenskej akcie, ktorú rozdelíš na viac krokov a zapíšeš si, ktorý krok vybaví kto a kedy.
V google calendar odporúčam týždenný pohľad a myškou si rovno vyznačíš aj čas.

Zamysli sa aj nad tým, či danú úlohu, alebo jej časť nezvládne spracovať aj niekto iný. Najmä ak ide o projekt, v ktorom ste zapojení viacerí. Zhodnoť, či budeš mať čas v priebehu dní spracovať ju, alebo máš v pláne úlohy s vyššou prioritou a daj o tom vedieť ostatným členom tímu. Je dôležité, aby si ty mal jasno a aj ostatní vedeli, či s tebou počítať v určenom čase s vyriešením danej úlohy, alebo je potrebné úlohu či jej časť delegovať.

Buď realista

Pozor na to, aby si si neplánoval úlohu za úlohou a stretnutie za stretnutím. Počítaj s rezervou na presun a s neočakávanými udalosťami. Počítaj s tým, že nie si robot a musíš niekedy jesť, nič neriešiť a relaxovať. Radšej mať pocit, že si niečo vybavil a ostal ti nejaký čas navyše, ako mať pocit, že ti narastá meškanie a nič nestíhaš!

Manažment e-mailov

Používam techniku zero-inboxu tzn. v inboxe ostávajú len nevybavené e-maily.

E-mail nevyžadujúci si odpoveď bud rovno zmažem, alebo archivujem.

Na triedenie archivácie používam nostalgy plugin v Thunderbirde, ale ak používaš gmail, zodpovedá to akcii Presunúť do a vyberieš štítok.

Ak si e-mail vyžaduje odpoveď a vybavenie trvá povedzme viac ako päť-desať minút a mám momentálne naplánovanú inú úlohu, tak si ho nechám na neskôr, ale ak to do päť minút viem vybaviť, vybavím/odpoviem a vlákno archivujem.

• Snaž si pozrieť nové správy nie "len tak", že si všetko budeš hviezdičkovať a nevybavíš ani e-maily, ktoré si vyžadujú minútku. Ak už si sadneš k e-mailom, tak s vedomím, že máš čas vybaviť drobnosti.
• Archivácia v nostalgy je Shift+S – automaticky podla filtrov, štatisticky alebo len S a napísať časť názvu adresára, enter
  Samozrejme ak si nepotrebuješ poštu triediť, stačí dať Archive.
• Odporúčam naučiť sa používať Delete a nearchivovať si každú hlúposť, lebo ak budeš niečo dôležité v budúcnosti hľadať, môže ti to trvať kvôli tomu dlhšie.

Mám vytvorené štítky na každý deň a teda ak viem, že napr. štvrtok mám vybaviť daný e-mail, alebo obsahuje informácie, ktoré budem vo štvrtok potrebovať, presuniem ho do zložky Štvrtok.

Ak ide o niečo časovo určené (akcia, stretnutie), tak si pred presunom danú akciu zapíšem aj do kalendára.

Mám vytvorené aj zložky Pracujem a Niekedy

Sem presúvam e-maily, ktoré ešte neprešli plánovacím procesom, alebo na nich priebežne pracujem. Záložka Niekedy má veľmi nízku prioritu vybavovania a ide skôr o nápady alebo informácie pre záľuby.

• Rajacenna on DeviantART
• Rajacenna
• Rajacenna 2

Ahoj,
ak si sa dostal k tejto stránke, poslal som Ti odkaz na vysvetlenie môjho odmietnutia.
Tento text píšem v čase, keď mi došiel nepekný e-mail, vďaka ktorému som si uvedomil, že som v minulosti nepovedal Nie v čase keď som mal a vytvoril som tým negatívno.

Človek ma obmedzený čas aj schopnosti a preto treba vedieť povedať nie, ináč bude konať nezodpovedne, lebo si zoberie úlohu, ktorú nevyrieši včas, alebo sa o projekt nebude môcť dlhodobejšie starať. Ak by som Ti teraz povedal áno, konal by som nezodpovedne, ale povedal som nie s vedomím, že Tvoju žiadosť dokáže vybaviť niekto iný.

Či už ide o opravu počítača, odvírenie, inštaláciu Windowsov, vytvorenie alebo administráciu stránok nekomerčného projektu, existuje množstvo informatikov, ktorí to zvládnu. Sú aj firmy, ktoré sa tým živia a vybavia Ti to na počkanie, takže možností je naozaj veľa.
Pýtal si sa možno na problém, ktorý by som tiež musel "googliť". Mám skutočne slabú pamäť, takže som zhodnotil, že problém dokážeš vyriešiť momentálne aj Ty skôr ako ja. Verím Ti! ;)

Možno neskôr by som mal čas zodpovedne začať riešiť úlohu o ktorú ma prosíš, alebo sa starať o daný projekt, takže ak sa daný problém nepodarilo ani po dlhšej dobe vyriešiť, môžeš sa ma skúsiť opýtať o týždeň/mesiac/rok znovu. Možno budem zrovna v časoch, keď sa danému problému budem môcť venovať s vyššou prioritou a teda zodpovednejšie ako teraz.

• Paper art by Nathalie Boutte

• Baby Blog